Question 1

Cos'è la work unit?

Accepted Answer

La work unit è il nodo centrale di tutta la piattaforma Taskomat™: è il mattone che costituisce il progetto ed è il contenitore nel quale contabilizzare i propri task.

| La work unit è un'entità intermedia tra il progetto e il task: può essere intesa come una milestone di progetto, come un sottoprogetto a sè stante o un'insieme di attività con una medesima deadline. Quando un progetto è particolarmente semplice, può essere composto anche da una sola work unit.

Cos'è e a cosa serve la work unit

Q: Come posso creare un task?

<p><strong>Creare Task su Taskomat™ è molto semplice:</strong> lo puoi fare in tantissimi modi. Prima di vederli tutti in dettaglio, scopriamo perché su Taskomat™ esistono essenzialmente due modalità di creare task:</p> <ul> <li>Puoi creare task dentro alle work unit e poi pianificarli</li> <li>Puoi creare task sul calendario o sulla dashboard e poi collegarli alle work unit</li> </ul> <p>Quando crei un task dentro una work unit è infatti necessario pianificarlo su un giorno per poterlo eseguire, mentre se lo crei direttamente sul calendario o utilizzando lo strumento "Crea un task al volo", dovrai poi collegarlo ad una work unit per poterlo contabilizzare.</p> <p>|| Contabilizzare un task significa assegnarlo ad una work unit: in questo modo il tempo speso sull'attività verrà conteggiato nel budget totale della work unit. Se non contabilizzi i tuoi task non sarai mai in grado di determinare la redditività di un tuo progetto.</p> <h3 id="creareuntaskalvolo">Creare un task al volo</h3> <p>Puoi creare un task al volo cliccando sull'icona del cronometro sulla top bar. Quando crei un task al volo, il conteggio del tempo parte subito dopo aver creato il task: si tratta infatti di uno strumento da utilizzare per attività improvvise. In questo modo creerai un task subito pronto da eseguire, ma che però dovrà poi essere collegato ad una work unit per essere correttamente contabilizzato.</p> <h3 id="creareuntasksulladashboard">Creare un task sulla dashboard</h3> <p>Puoi creare un task in dashboard cliccando sul tasto + che trovi sul pannello di gestione task. In questo modo, creerai un task già pianificato s</p>

**La work unit è l'entità che traccia budget e tempo delle tue attività. ** Senza work unit non sarebbe possibile contabilizzare in maniera precisa e capillare tutti i task che finisci nelle tue giornate.

Abbiamo introdotto la work unit come entità intermedia tra progetto e task per un semplice motivo: spesso si sa quando iniziano i progetti ma non quando finiscono. A volte occorre tornare su un progetto che si credeva chiuso, altre ancora è necessario integrare un progetto su cui non si lavorava da mesi.

In questo contesto diventa difficile poter misurare in maniera precisa tempo e budget, proprio perché non abbiamo reale consapevolezza di quando un progetto sarà concluso.

La work unit invece assolve benissimo a questo scopo: la work unit è infatti una parte di progetto quantificabile in tempo e budget.

| Creare una work unit significa inserire in Taskomat™ un lavoro venduto ad un cliente. Questo lavoro può essere parte di un progetto più grande, oppure può es

Question 2

Come posso creare un task?

Accepted Answer

Creare Task su Taskomat™ è molto semplice: lo puoi fare in tantissimi modi. Prima di vederli tutti in dettaglio, scopriamo perché su Taskomat™ esistono essenzialmente due modalità di creare task:

Puoi creare task dentro alle work unit e poi pianificarli
Puoi creare task sul calendario o sulla dashboard e poi collegarli alle work unit

Quando crei un task dentro una work unit è infatti necessario pianificarlo su un giorno per poterlo eseguire, mentre se lo crei direttamente sul calendario o utilizzando lo strumento "Crea un task al volo", dovrai poi collegarlo ad una work unit per poterlo contabilizzare.

|| Contabilizzare un task significa assegnarlo ad una work unit: in questo modo il tempo speso sull'attività verrà conteggiato nel budget totale della work unit. Se non contabilizzi i tuoi task non sarai mai in grado di determinare la redditività di un tuo progetto.

Creare un task al volo

Puoi creare un task al volo cliccando sull'icona del cronometro sulla top bar. Quando crei un task al volo, il conteggio del tempo parte subito dopo aver creato il task: si tratta infatti di uno strumento da utilizzare per attività improvvise. In questo modo creerai un task subito pronto da eseguire, ma che però dovrà poi essere collegato ad una work unit per essere correttamente contabilizzato.

Creare un task sulla dashboard

Puoi creare un task in dashboard cliccando sul tasto + che trovi sul pannello di gestione task. In questo modo, creerai un task già pianificato s

Question 3

Come posso pianificare i task?

Accepted Answer

Come detto nell'articolo Come posso creare un task?, in Taskomat™ puoi creare task sia all'interno delle work unit, sia direttamente sul calendario. Quando crei task nelle work unit, il passo successivo è quello di pianificarli.

All'interno di Taskomat™ è possibile pianificare i task da diversi punti:

dal dettaglio work unit
dal workflow
dalla dashboard

||| Una volta pianificati, sarà possibile fare drag and drop sui task direttamente sul planner per spostarli su un'altra data

Come pianificare dal dettaglio work unit

Aprendo il dettaglio di qualsiasi work unit, in basso troverai il pannello di gestione task. Nella tab Non pianificati trovi tutti i task nuovi non ancora pianificati. Puoi pianificarli in massa cliccando su Pianifica tutti, oppure uno per uno cliccando sull'icona del calendario che trovi su ogni task.

Nella tab Pianificati troverai comunque il comando Ripianifica tutti in modo da poter ripianficare tutti i task con una singola azione. Anche qui è possibile ripianificare i task uno per uno cliccando sull'icona del calendario.

Come pianificare dal workflow

Nel workflow trovi le work unit organizzate per stato: nella colonna a sinistra trovi tutte le work unit nuove e da pianificare. Per pianificare sarà sufficiente cliccare sul tasto Pianifica tutti i task che trovi sulle singole work unit.

Come pianificare dalla dashboard

Nell

Question 4

Che differenza c'è tra tariffa iniziale e tariffa reale?

Accepted Answer

Avrai certamente notato che in Taskomat™ riportiamo sempre due tipologie di tariffe: la tariffa iniziale e la tariffa reale. Tali grandezze sono riportate ovunque ci sia da fare analisi sulla propria tariffa oraria: dashboard, dettaglio work unit, dettaglio progetto, dettaglio cliente.

La tariffa iniziale è la tariffa a cui hai venduto la tua work unit. Nel dettaglio work unit è semplicemente la tariffa di riferimento della work unit, mentre nelle altre sezioni è la media delle tariffe di riferimento delle work unit considerate. Nel dettaglio progetto è la media delle tariffe a cui hai stimato le work unit del progetto, mentre nella dashboard è la media delle tariffe di riferimento dei task a cui hai lavorato.

La tariffa reale è la tariffa a cui hai effettivamente lavorato. Nella dashboard è la tariffa a cui hai lavorato durante il giorno, mentre nel dettaglio work unit, progetto e cliente è la media delle tariffe reali di tutti i task a cui hai lavorato.

Il modo migliore per spiegare la differenza tra queste due grandezze è attraverso un esempio:

| In una work unit ho una tariffa di 50€/ora e creo un task di 1 ora. Questo task ha un valore di 50€ e la sua tariffa iniziale è appunto di 50€. Se porto a termine questo task in mezz'ora, la sua tariffa reale sarà di 100€/ora, perché ho creato lo stesso valore in metà del tempo.

A fianco di queste due grandezze trovi sempre una grandezza percentuale: lo scostamento. Finché lo scostamento rimane positivo,

Question 5

Utilizzare la work unit quando si lavora a budget

Accepted Answer

Lavorare a budget significa vendere un lavoro ad un prezzo prefissato, indipendentemente dal tempo che impiegherai a finirlo. In questo contesto è importante sapere qual è il prezzo minimo orario al di sotto del quale non vuoi andare, in modo tale da ricavare un tempo limite entro il quale portare a termine il lavoro.

| Esempio: Ho venduto un lavoro ad un mio cliente a 1000€. A causa dei miei obiettivi finanziari, ho deciso di non voler scendere ad un prezzo orario inferiore a 50€/ora, per cui il tempo limite per completare questa work unit sarà di 20 ore.

Come creare una work unit e lavorare a budget

Valorizza il campo "budget" con la cifra a cui venduto il lavoro al tuo cliente
Valorizza il campo "tariffa oraria" con il prezzo orario al di sotto del quale non vuoi scendere (Taskomat™ già ti fornisce la tua tariffa di riferimento per il tuo goal finanziario, ma sei libero di modificarla in ogni work unit)
Il campo "Tempo limite" ti mostrerà il tempo entro il quale completare la work unit per rispettare i tuoi obiettivi di fatturato

Come leggere i dati della work unit

Budget: il budget totale a cui venduto la work unit
Tempo limite: tempo entro il quale completare la work unit per fare in modo che rimanga profittevole
Margine: è la percentuale di budget residua che rimane utilizzabile. Se è negativo, significa che hai sforato il tetto massimo

Come leggere le progress bar

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Question 6

Dashboard

Accepted Answer

La Dashboard è la prima sezione di Taskomat™. In questa sezione troviamo:

Pannello di gestione task: qui puoi gestire tutti i tuoi task pianificati, da pianificare, in ritardo, in sospeso e da collegare
Pannello di gestione documenti: qui puoi gestire tutti i documenti in sospeso, sia preventivi che fatture
Pannello performance: un potente cruscotto di monitoraggio delle tue performance giornaliere

||| La Dashboard è la sezione home di Taskomat™. Qui trovi le principali azioni e le performance legate all'operatività quotidiana.

Dashboard - Taskomat™

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Pannello di gestione task

Attraverso questo pannello hai il controllo completo su tutti i tuoi task. Grazie alle diverse tab, i task sono suddivisi tra quelli già pianificati, quelli ancora da pianificare, quelli in ritardo, quelli rimasti in sospeso e quelli non ancora collegati ad una work unit.

Pianificati

In questa tab puoi gestire tutti i task che hai già pianificato sulla giornata corrente, se clicchi su Domani puoi vedere anche i task pianificati sul giorno successivo. Per eseguire un task, ti basterà cliccare sul tasto play, se non ti interessa tracciare il tempo puoi segnarlo come completato, mentre se vuoi eseguire altre azioni puoi aprire il dettaglio cliccando sul task stesso.

| Quando metti un task in esecuzione, comparir

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